Aplicacion de control

aplicaciones de control

importancia de los indicadores

SISTEMAS DE CONTROL PARA AREAS FUNCIONALES

PROCESO DEL CONTROL

El control consiste en un proceso compuesto de tres pasos definidos que son universales:

1)     Medición del desempeño.

2)     Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias que existen.

3)     Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO

Medición de resultados. Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.

COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL ESTÁNDAR

Establecimiento de estándares. Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Establecer una variación rígida absoluta o incluso una gama de los que es satisfactorio o no adecuado. Las desviaciones relativa mente pequeñas del estándar son aprobadas para el desempeño de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una ligera desviación, puede ser grave.

CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES
Este es el tercer paso en el que el proceso de control puede considerar se como el paso que asegura que las operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados. Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata, el control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepcionales.

La acción remediadora es preferible a la acción correctiva: este último paso en el proceso de control implica más que buscar dificultades y corregirlas. Debe descubrirse la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la diferencia.

CONCEPTO, IMPORTANCIA y PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN Y DIRECCION

INTEGRACIÓN

Concepto e importancia

♣Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización social.

●Consiste  en  dar  notar  a  la  empresa  de   todos  aquellos  medios  necesarios  para  su  eficaz    funcionamiento  , los  escoge , introduce  y  articula  en  busca  de  su  mejor  desarrollo .

Aunque  la  integración   se  refiere   a  cosas   y  personas  ,  aquí   solamente  nos   referimos  a  las   personas  , por  ser  lo más  importante .La integración   se  divide  en  4   etapas:

♦ Reclutamiento: Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa.

♦ Selección: Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para puestos concretos sean más aptos de acuerdo con el principio enunciado antes.

♦ Introducción: Se da la bienvenida al nuevo solicitante y una explicación detallada de su trabajo en base al puesto correspondiente de acuerdo al departamento o área. Se hace un recorrido por la planta presentación con los principales jefes que ha de tratar y finalmente con su jefe inmediato

♦ Desarrollo: Todo elemento que integra una empresa necesita recibir un desarrollo de las aptitudes y capacidades que posea para adaptarlo a lo que el puesto requiere.

Este desarrollo debe darse siempre, pero es más necesario tratándose de trabajadores de nuevo ingreso.

Principios de la integración

1. Adecuación de hombres y funciones: Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo criterio que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente.

Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.

Puede ocurrir, que los altos niveles administrativos, si exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que por ejemplo: un gerente tiene muchas posibilidades, y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, etc. El hacer el puesto más importante, ya que en cierto modo, la empresa será toda ella como sea su jefe supremo.

2. Provisión de elementos administrativos: Debe proveerse a cada miembro de un organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto.

Por ejemplo: Un trabajador debe conocer con precisión su puesto, para que desarrolle adecuadamente.

3. Importancia de la inducción adecuada: El momento en que los elementos humanos se integran a una empresa tiene mucha importancia y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado.

Podrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que la forman: desde el gerente, hasta el último mozo.

DIRECCION

Concepto e importancia

♣Es  impulsar  ,  coordinar  y   vigilar  las  acciones  de  cada  miembro  de  que el   conjunto  de  todos  ellos  realices   del  modo  más  eficaz   los  planes   señalados . Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

●Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

 A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan en la empresa. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.

La   dirección   incluye   3  etapas:

  ۞Mando  o  autoridad 

  ۞Coordinación

  ۞Supervisión

Principios de la dirección

1.  Coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

2. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.

3. Supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.

 4. Vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.

5. La resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas no colaterales.

 6. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

DESARROLLO OGANIZACIONAL

Introducción:

El desarrollo organizacional es el medio más frecuente utilizado por las organizaciones que buscan  la mejora  continua dentro de un entorno globalizado, altamente competitivo y en evolución constante.

Se reconoce al factor humano como el factor determinante para el logro de los objetos y por consiguiente; del éxito es una organización. De esta manera, las organizaciones se ven obligadas a vencer el reto de la resistencia al cambio y a la búsqueda del equilibrio entre los objetivos organizacionales y de los objetivos personales.

Concepto de Desarrollo Organizacional:

Es la disciplina de ver a las  organizaciones y a los grupos como sistemas y de diseñar sistemas y procesos para mejorar su  productividad, efectividad  y resultados.

El D.O presenta distintos modelos los  cuales  consideran básicamente cuatro variables: medio ambiente, organización, grupo  e individuo. Estas variables se analizan en cuanto a su interdependencia para de esta manera, diagnosticar la situación para tomar las acciones adecuadas que permitan alcanzar los objetivos organizacionales como los individuos.

Elementos que integran al Desarrollo Organizacional

1. ESTRUCTURA  Formal: Dentro de un organigrama podemos deducir algunos elementos de su estructura interna; tales como: niveles  jerárquicos, canales de comunicación, aéreas de trabajo, tamaño de la organización, etc.

Los criterios para determinar si un elemento forma parte  de la unidad estructural de la organización son:

a. Estabilidad: Son los elementos relativamente estáticos, pueden ser modificados.

b. Pasividad: Son los elementos teóricos que presentan una situación ideal. Muestran lo que debe ser, pero sin asegurar que así suceda( planeación)

c. Formalidad: Son los elementos que se han establecido oficialmente  por ley, decretos, convenios o acuerdos formales

2. TECNOLOGÍA: Son las herramientas técnicas con las que cuenta la organización que les permite operar cada vez con un grado de eficiencia mayor.

3. PROCESOS SOCIALES:  dentro de este se encuentra la :

Ø  Comunicación

Ø  Dirección

Ø  Toma de decisiones

Ø  Colaboración

Ø  Solución de problemas

Ø  Etc.

CARACTERISTICAS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

El D.O posee una característica entre las cuales destacan:

v  Proceso dinámico y continuo

v  Utilización de estrategias, métodos e instrumentos con el fin de optimizar la interacción entre personas y grupo.

v  Constante perfeccionamiento y renovación de sistemas.

OBJETIVOS DEL, D.O

El D.O debe surgir a partir de objetivos específicos una vez diagnosticada la situación que se busca  mejorar.

Objetivos generales:

ü  Desarrollar la capacidad de colaboración entre individuos y grupos de todos los involucrados

ü  Integrar y buscar el equilibrio entre las necesidades y objetivos

ü  Perfecciona los sistemas de información y comunicación

ü  Desarrolla las potencialidades de los individuos en las áreas técnicas, administrativos e interpersonales

ü  Establece un clima de confianza.

CAUSAS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

·         Causa material: se entiende como el radio de operación de la organización y sobre que trabaja y con que trabaja y con que trabaja la organización

·         Causa eficiente: se aborda al interrogante ¿quién trabaja en eso? Da respuesta al perfil de las personas adecuados para trabajar sobre la causa material

·         Causa formal: resultado que se prevén con estos, se responde  al interrogante ¿qué sucederá con los radios operacionales?

·         Causa final: se plantea y se responde al interrogante ¿para que se hizo?

FASES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Se localizan dos etapas importantes: una de diagnostico y la otra intervención planeada.

En la primera fase: la organización debe confirmar si su estructura y tecnología se adecuan a las condiciones espacio-temporales. Deben evaluar el comportamiento de los individuos

Segunda etapa: se planifican intervenciones para eliminar las condiciones anormales; en este punto, la institución deberán ofrecer  un medio propicio para que sus miembros deseen el cambio y sean capaces de planearlo y dirigirlo

LIDERAZGO Y SUPERVISION

LIDERAZGO
Es la  influencia, el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen con buena disposición y entusiastamente hacia la consecución de metas grupales. En el cual las personas deben sentirse alentadas a desarrollar no solamente buena disposición para trabajar, sino también el deseo de trabajar con celo y confianza. Celo es ardor, firmeza e intensidad en la ejecución del trabajo; confianza refleja experiencia y habilidad técnica. Componentes de liderazgo:

1) El poder.

2) El entendimiento

3) La habilidad

4) Estilo (Autocrático, Democrático y Liberal).

ESTILO AUTOCRÁTICO

Son individuos que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse,  cómo y cuándo en forma categórica, indican la fecha de su cumplimiento y luego lo  comprueban en la fecha y hora señaladas. Caracterizado por un personalismo exagerado en  las líneas de toma de decisiones.

ESTILO DEMOCRÁTICO

Es aquel supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del  problema y su solución. Anima a sus hombres para que participen en la decisión. Es directo y  objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido realizado, felicitando  después al que lo merezca.

ESTILO LIBERAL

Es aquel donde el supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres  hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino.

LA SUPERVISIÓN

Es parte del proceso administrativo, y busca el logro de los objetivos de una empresa. Que consiste en el cumplimiento de los objetivos ya planeados y ver que estos se cumplan de la mejor manera por parte de los empleados.

El supervisor debe interactuar entre su departamento y otras organizaciones, o también, entre la organización y su ambiente total (el ambiente interno: recursos humanos, políticas de  la empresa, disposiciones, etc.; el ambiente externo: lo componen el mercado, la  competencia, el gobierno, la tecnología, etc. Para ello utiliza recursos humanos, recursos  económicos, recursos financieros, etc., los cuales determinan la eficiencia y eficacia de la  organización en el presente y futuro, con ellos se consigue el logro de las metas y objetivos.

El supervisor como líder debe desarrollar una visión de futuro, es decir, crear  proyecciones y estrategias a largo plazo de forma precisa, planteándose: ¿Qué se desea  lograr? ¿A dónde se quiere  llegar?

Como parte de las relaciones humanas el supervisor debe ser eficaz al conseguir que los  miembros de un equipo den lo mejor de sí mismos, se empleen al límite y queden satisfechos con lo que están realizando.

En síntesis, liderazgo y la supervisión son dos formas de acción diferentes y  complementarias. Ambas son necesarias para el éxito en un entorno empresarial cada vez  más complejo y cambiante. Y ambos ejes deben ser desarrollados por las personas que  desean "gobernar" las organizaciones y participar de manera decidida y activa en su futuro.

Dentro de la supervisión el liderazgo se logra si el supervisor es capaz de:

a) Crear auto seguridad (descubrimiento de fortalezas) por medio del auto mejoramiento de sus subordinados.

b) Respetar los valores, deseos y sentimientos, generando confianza en los subordinados.

c) Estructurar relaciones solidarias y cooperativas, creando una adecuada moral de trabajo.

d) Resolver conflictos y tomar decisiones mediante la participación y el aporte de ideas de los subordinados.

e) Estimular y promover el pensamiento y el comportamiento hacia el logro de los objetivos y metas organizacionales.

f) Transformar la supervisión en una acción educativa.

                                     QUÉ ES UN GRUPO?

Se define al grupo como dos o más individuos que interactúan y dependen unos de otros, y se reúnen para lograr objetivos específicos. Los grupos pueden llegar a ser formales o informales.

                                                           GRUPOS FORMALES

Son aquellos grupos de trabajo que la organización establece, y a los cuales se les fijan asignaciones de trabajo y actividades establecidas. En estos grupos se estipula el comportamiento que el individuo debe de tener, por las metas organizacionales a las que se dirigen.

                                           Grupos de Mando.

 Estos son los grupos de trabajo tradicional, básico, determinados por relaciones formales de autoridad, y que se muestran en la carta de organización. Por lo común incluyen un administrador y aquellos subordinados que se reportan directamente con él.

• Equipos Transfuncionales

. Estos reúnen los conocimientos y habilidades de individuos de diversas áreas de trabajo, a fin de llegar a soluciones a problemas de operación. Los equipos transfuncionales también incluyen grupos cuyos miembros han sido capacitados para ejecutar los trabajos de los otros.

                                     

Equipos Auto-administrados.

Estos son grupos esencialmente independientes que, además de desarrollar sus puestos operativos, toman sobre sí responsabilidades tradicionales de administración, tales como la contratación, planeación y programación, y evaluaciones de desempeño.

Grupos de Actividad.

 Estos son grupos temporales creados para desarrollar una tarea específica. Una vez que se ha terminado, se desbanda el grupo.

GRUPOS INFORMALES

 son de naturaleza social. Estos grupos son formaciones naturales que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Los grupos informales tienden a formarse alrededor de amistades o de intereses comunes